Ponadto, jeżeli płatność była dokonywana na podstawie faktury tzw. proforma to również takie dokumenty należy dołączyć jako załącznik do wniosku o płatność, natomiast nie ujmujemy faktur proforma w tabeli nr 12 i nie są one opisywane.

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent zobowiązany jest ubezpieczyć wszelkie środki trwałe oraz nieruchomości niezwłocznie po dokonaniu w/w zakupu. Jeżeli beneficjent zawiera umowę ubezpieczenia ogólną zawierającą ubezpieczenie majątku firmy to jako załącznik do umowy należy dołączyć specyfikację co wchodzi w skład ubezpieczenia, tak aby wyraźnie było widać że dane środki trwałe oraz nieruchomości zakupione w ramach projektu są ubezpieczone. Specyfikacja powinna być potwierdzona przez ubezpieczyciela. W sytuacji gdy z polisy ubezpieczeniowej dołączonej do danego wniosku o płatność nie wynika, że zakupiona nieruchomość lub środki trwałe w ramach Projektu zostały ubezpieczone do pełnej wartości w ramach danej polisy, należy wówczas dołączyć „oświadczenie beneficjenta dotyczące ubezpieczenia wszelkich nieruchomości oraz środków trwałych zakupionych w ramach Projektu”, które znajduje się na stronie www.lawp.eu w zakładce - Realizacja projektu.

Jednocześnie należy pamiętać, że ubezpieczone w ramach projektu środki trwałe oraz nieruchomości będą podlegały amortyzacji w kolejnych latach w których będą one ubezpieczone.

Opis drugiej strony faktury uwzględnia tylko koszty kwalifikowane realizowanego projektu, które obejmuje dana faktura. Jeżeli na fakturze znajdują się wydatki nie związane z projektem lub podatek VAT nie stanowi kosztów kwalifikowanych to nie należy ich ujmować na drugiej stronie faktury (w przypadku Beneficjentów, dla których koszty podatku VAT mogą zostać odzyskane w oparciu o przepisy krajowe tj. ustawę o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r. ze zm.).

Na opisie drugiej strony faktury, w miejscach: sprawdzono pod względem merytorycznym, formalno-merytorycznym i rachunkowym lub formalno-rachunkowym może się podpisać księgowy, osoba upoważniona (np.: pracownik firmy wskazany przez Beneficjenta do prowadzenia projektu) lub Beneficjent. Natomiast w miejscu podpis osoby uprawnionej powinien znaleźć się podpis Beneficjenta (osoba która podpisuje wniosek o płatność) lub osoby przez niego upoważnionej notarialnie do dokonywania takich czynności.

Beneficjent, w trakcie realizacji projektu, umieszcza tablicę informacyjną w każdym miejscu realizacji projektu spełniającego łącznie następujące warunki:

a) całkowity wkład publiczny do projektu przekracza 500 000 EUR (aby określić, czy wartość wkładu publicznego do projektu przekracza kwotę 500 000 euro należy przeliczyć tę wartość na walutę euro. Do tego celu należy zastosować kurs wymiany PLN/EUR, publikowany przez Europejski Bank Centralny (EBC) z przedostatniego dnia pracy Komisji Europejskiej w miesiącu poprzedzającym miesiąc podpisania umowy o dofinansowanie projektu.

b) projekt dotyczy finansowania robót infrastrukturalnych lub budowlanych.

Tablica informacyjna powinna być umieszczona po podpisaniu umowy o dofinansowanie projektu w miejscu widocznym najpóźniej w ciągu maksymalnie 21 dni od rozpoczęcia rzeczowej realizacji projektu. W przypadku projektów, których realizacja rozpoczęła się przed podpisaniem umowy o dofinansowanie, Beneficjent zobowiązany jest do postawienia tablicy w terminie nie później niż 21 dni od daty podpisania umowy o dofinansowanie projektu. W przypadku, gdy tablica informacyjna spełnia wszystkie wymagania przewidziane dla tablicy pamiątkowej można pozostawić tablicę informacyjną jako pamiątkową. Warunkiem pozostawienia tablicy informacyjnej jako pamiątkowej jest aktualność wszystkich danych umieszczonych na powierzchni tablicy informacyjnej, po zakończeniu realizacji projektu. Beneficjent umieszcza na stałe widoczną i dużych rozmiarów tablicę pamiątkową nie później niż 6 miesięcy od daty rzeczowego zakończenia projektu.

Szczegóły dotyczące działań promocyjnych zamieszczone są w „Wytycznych dla Beneficjentów w zakresie informacji i promocji”, które znajdują się na stronie internetowej www.lawp.eu w zakładce Realizacja projektu – Zasady promocji projektów.

W przypadku wykonywania robót budowlanych lub dostarczenia własnych materiałów budowlanych przez samego Wnioskodawcę nie będzie możliwe wpisanie ich do kosztów kwalifikowanych. Na etapie rozliczania projektu „faktury wewnętrzne” nie będą uwzględniane do rozliczania.

Jeżeli przedsiębiorca w ramach wydatków realizowanych w projekcie zaoszczędził środki finansowe, natomiast pewne zadania będą stanowiły większą kwotę to ewentualne oszczędności mogą zostać przesunięte na inne zadania oczywiście z zachowaniem udziału procentowego dofinansowania w wydatkach kwalifikowanych.

Zmiany lub przesunięcia, nie przekraczające 15% mogą być dokonywane po uzyskaniu zgody Instytucji Pośredniczącej II stopnia i nie wymagają formy aneksu do Umowy a jedynie aktualizacji Harmonogramu rzeczowo-finansowego.

W przypadku braku zgody Instytucji Pośredniczącej II stopnia na dokonanie zmian lub przesunięć, Beneficjent jest zobowiązany do realizacji Projektu zgodnie z obowiązującą wersją Wniosku o dofinansowanie oraz z harmonogramem rzeczowo finansowym lub ma możliwość rezygnacji z dalszej realizacji Projektu.

Przesunięcia pomiędzy kategoriami wydatków kwalifikowalnych przekraczające 15% całkowitej wartości wydatków kwalifikowanych mogą być dokonane po uzyskaniu zgody Instytucji Pośredniczącej II stopnia i wymagają zmiany umowy w formie aneksu.

Przede wszystkim należy pamiętać aby taka faktura była przetłumaczona na język polski przez tłumacza przysięgłego.

Kwota wystawiona w walucie obcej ma zostać przeliczona na walutę polską według średniego kursu NBP z dnia zapłaty faktury (zgodnie z ustawą o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r.). W przypadku gdy przeliczenia dokonuje bank, nie kwestionujemy kursu przyjętego do przeliczenia. Ponadto należy wykonać polecenie księgowania z wyliczoną różnicą kursową i dołączyć je do wniosku o płatność.

W przypadku składania wniosków o płatność okresową (pośrednią) Beneficjent, który rozpoczął realizacje projektu przed podpisaniem umowy o dofinansowanie składa wniosek o płatność w terminie 3 miesięcy od daty podpisania Umowy. Jeżeli realizacja projektu rozpoczęła się po podpisaniu umowy o dofinansowanie Beneficjent składa wniosek o płatność w terminie do 3 miesięcy licząc od daty rozpoczęcia realizacji projektu określonej w umowie o dofinansowanie. Natomiast kolejne wnioski o płatność należy składać nie częściej niż raz na 3 miesiące, ale przynajmniej raz na pół roku, licząc od daty złożenia pierwszego wniosku o płatność. Na uzasadniony wniosek Beneficjenta dopuszcza się możliwość zwiększenia częstotliwości składania wniosków.

Beneficjent jest zobowiązany przedstawiać Instytucji Pośredniczącej II stopnia roczne raporty z osiągniętych efektów Projektu, sporządzane zgodnie ze wzorem określonym przez Instytucję Pośredniczącą II stopnia na stronie www.lawp.lubelskie.pl w zakładce – Realizacja projektu – Inne dokumenty. Beneficjent jest zobowiązany sporządzać raporty przez 3/5 lat począwszy od raportu za okres 12 miesięcy licząc od daty zakończenia realizacji Projektu i przedstawić je Instytucji Pośredniczącej w terminie 14 dni od upływu terminu, którego raport dotyczy.

Przykład:

Zakończenie finansowe realizacji projektu: 31.01.2012 r.

Okres sprawozdawczy za jaki należy złożyć pierwszy raport: 01.02.2012 r. – 31.01.2013 r.

Termin złożenia pierwszego raportu: do 14.02.2013 r.

Termin złożenia drugiego raportu: do 14.02.2014 r. itd.

W nowej wersji generatora wniosku o płatność został usunięty załącznik - Oświadczenie o uzyskanej pomocy publicznej z formularza wniosku o płatność (zgodnie z informacją zamieszczoną na stronie www.lawp.eu z dnia 17.09.2012 roku).

W pierwszej kolejności Beneficjent powinien odpowiedzieć sobie na pytanie czy zobowiązany jest do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych. W przypadku odpowiedzi twierdzącej, przy wyborze wykonawców/dostawców winien stosować się do jej zapisów.

W sytuacji kiedy Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania trybów przewidzianych w ustawie Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. za rok 2010 Nr 113, poz. 759 z późn. zm.) to wówczas Beneficjent powinien wysłać zapytania ofertowe do przynajmniej trzech wykonawców/usługodawców. Ponadto wyboru wykonawcy/usługodawcy należy dokonywać w oparciu o minimum dwie ważne na dzień wyboru oferty.

W przypadku kiedy na specyfikę usługi lub przedmiotu dostawy/zakupu na rynku istnieje tylko jeden usługodawca lub dostawca. W takiej sytuacji, Beneficjent do wniosku o płatność, zobowiązany jest złożyć oświadczenie o braku wystąpienia trzech dostawców na rynku oraz przedłożyć oświadczenie firmy, w której dokonano zakupu, iż jest jedynym producentem/jedynym dystrybutorem/usługodawcą danego towaru/usługi.

Jednocześnie Wnioskodawca który, chce otrzymać dofinansowanie musi wykazać, że stosował reguły i zasady, które pozwolą LAWP na stwierdzenie, że wybierając wykonawcę czy dostawcę zachowane zostały podstawowe zasady:

a) Przejrzystości stosowanych reguł,

b) Uczciwej konkurencji,

c) Dokonał wyboru najkorzystniejszej ekonomicznie oferty.